Tämä on Suomen Toimitila Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.10.2019.
Käyttämällä verkkosivustoamme hyväksyt tietojen käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Päivitämme tietosuojaselostetta tarpeen mukaan, jolloin julkaisemme siitä uuden version verkkosivuillamme. Verkkosivustomme jatkuva käyttö päivityksen jälkeen katsotaan muokattujen ehtojen hyväksynnäksi.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Toimitila Oy, Vesijärvenkatu 11 A, 15140 Lahti, www.ttilaa.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Toimitusjohtaja Mikko Kantosaari, mikko.kantosaari@ttilaa.fi, 050 4434 055.
Yrityksessä ei ole nimetty erikseen tietosuojavastaavaa.
3. Rekisterin nimi
Suomen Toimitila Oy / asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisiin tarkoituksiin, kuten:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, yhteistyösopimukset
- Uutiskirjeet, tiedotteet ja tapahtumakutsut
- Asiakaskyselyt ja asiakasinformaation kerääminen
- Tilattujen palvelujen toteuttamiseen, myyntiin, laskuttamiseen sekä tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä palvelujen kehittämiseen
- Suomen Toimitila Oy:n yritystoimintaa kuvaaviin toimintakertomuksiin ja historiikkeihin
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Yrityksen ja/tai henkilön etu- ja sukunimi, asema ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista.
- IP-osoitetieto tai muu tunniste
- Evästeiden kautta kerättävät tiedot
- Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
- Asiakaspalautetiedot
- Verkkopalvelustamme ja sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
- Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot tai asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä itse tiedot käyttäessään www.ttilaa.fi -palvelua.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Suomen Toimitila Oy voi toimittaa henkilötietoja voimassaolevan lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain 19 § mukaisesti.
Mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä vastaaviin selvityksiin.
Voidaksemme palvella asiakkaitamme mahdollisimman hyvin, saatamme luovuttaa henkilötietoja verkostoomme kuuluville yhtiöille, alihankkijoille ja yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät tietoja ainoastaan palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Kumppanimme eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä toimita tietoja kolmansille osapuolille.
Tietoja voidaan luovuttaa myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle mm. tietojen teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttamiseksi alihankkijamme toimesta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisterejä käytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannata kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tietojen säilyttäminen
Asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde tai yhteistyökumppanuus on aktiivinen. Rekisterin tiedot tarkistetaan 3 vuoden välein ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan asianmukaisesti.
10. Evästeet
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.
Sivustomme käyttää Google Analytics -ohjelmistoa kerätäkseen anonyymejä tilastoja sivuston käyttäjistä, voidaksemme parantaa verkkopalveluidemme laatua. Ohjelmistot tallentavat käyttäytymistietoa kävijästä, esimerkiksi siitä, millä sivulla käyttäjä vierailee ja miten käyttäjä liikkuu sivustolla.
Kävijällä on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö.
11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Poistamme, oikaisemme tai täydennämme käsittelyn kannalta virheelliset tai tarpeettomat tiedot oma-aloitteisesti, tai henkilön niin pyytäessä.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).